
نرم افزار بایگانی اسناد
نرم افزار بایگانی اسناد : تمام اطلاعات حساس سازمان را با رمزگذاری پیشرفته، سطح دسترسی چندمرحلهای و پشتیبانگیری خودکار ایمن نگه دارید. دیگر نگران از بین رفتن دادهها یا دسترسی غیرمجاز نخواهید بود.
همین حالا نسخه ی رایگان را دریافت کنید و امنیت واقعی اسناد را احساس نمایید.



دغدغههای شما در نرم افزار بایگانی اسناد
چالش های مهم شما در نرم افزار مدیریت بایگانی اسناد
دشواری در دسترسی سریع به اسناد
فرآیند جستجو و پیدا کردن یک سند خاص در میان حجم بالای فایل ها، زمان بر است و موجب تأخیر در انجام امور کاری میشود.
نبود گزارشهای مدیریتی و تحلیلی دقیق
مدیران امکان مشاهده و تحلیل روند بایگانی، میزان استفاده از اسناد و عملکرد پرسنل را بهصورت لحظهای ندارند.
نگرانی از امنیت و محرمانگی اطلاعات
مدیران و کارمندان نگران هستند که اطلاعات حساس سازمان در معرض دسترسی غیرمجاز یا حذف ناگهانی قرار گیرد.
عدم یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی
سیستم های بایگانی جدا از نرمافزارهای مالی یا اداری عمل میکنند و این عدم هماهنگی باعث دوباره کاری و اتلاف زمان میشود.
نبود سامان دهی و طبقه بندی مناسب فایلها
در نبود یک سیستم ساختارمند، اسناد در میان پوشهها گم میشوند و بازیابی آنها دشوار است.
مقاومت کاربران در برابر تغییر و استفاده از فناوری جدید
کارکنان به روشهای قدیمی عادت کرده اند و از نرم افزار هایی که نیاز به آموزش یا تغییر عادت دارند، استقبال نمیکنند.
پیچیدگی نرمافزارهای موجود و سختی در یادگیری
نرمافزارهای بایگانی موجود رابط کاربری پیچیده دارند و برای کاربران غیرتخصصی زمان بر و خستهکننده اند.
حجم بالای اسناد کاغذی و فرآیندهای دستی
انباشت مدارک فیزیکی و نیاز به بایگانی سنتی، باعث اتلاف زمان، فضای زیاد و احتمال خطا در ثبت و نگهداری میشود.

امکانات نرم افزار مدیریت اسناد

تعدادی از امکانات مهم نرم افزار مدیریت اسناد
جستجوی پیشرفته و سریع
امکان پیدا کردن اسناد بر اساس نام فایل، شماره قرارداد، تاریخ، برچسبها یا حتی محتوای داخل سند، به همراه فیلترگذاری چندلایه (نوع سند، واحد سازمانی، تاریخ ثبت و …) برای دسترسی سریع و دقیق به اطلاعات.
دستهبندی و آرشیو هوشمند
امکان ساخت پوشهها و زیرفولدرهای نامحدود، اختصاص برچسب (Tag) و کلمات کلیدی به هر سند و آرشیو خودکار اسناد بر اساس نوع یا تاریخ، برای دسترسی سریع و سازماندهی کامل اطلاعات.
امنیت و کنترل دسترسی
تعریف سطح دسترسی برای هر کارمند یا واحد سازمانی، رمزنگاری دادهها، پشتیبانگیری خودکار و ثبت کامل لاگ فعالیت کاربران، برای محافظت از اطلاعات و اطمینان از امنیت اسناد سازمان.

مدیریت فرآیندها (Workflow)
امکان تعریف گردش کار سفارشی، ارسال نوتیفیکیشن خودکار برای پیگیری وظایف و تاییدیهها و ثبت تاریخچه تغییرات هر سند، برای مدیریت هوشمند و دقیق فرآیندهای سازمانی.
گزارشگیری و داشبورد مدیریتی
دسترسی به گزارشهای دقیق از تعداد اسناد، وضعیت تاییدیه ها و دسترسی کاربران، به همراه نمودارها و آمارهای تحلیلی، برای پایش لحظهای و تصمیمگیری هوشمند مدیران.
آپلود و ثبت آسان اسناد
امکان اسکن مستقیم اسناد و ذخیرهسازی فوری در نرمافزار، پشتیبانی از انواع فرمتها شامل PDF، Word، Excel، تصویر و … و فناوری OCR برای جستجو در محتوای متن اسناد، جهت ثبت و دسترسی سریع و هوشمند به اطلاعات.
سازگاری و یکپارچگی با سایر سیستمها
• اتصال به سیستمهای منابع انسانی، مالی یا ERP سازمان.
• امکان ImportExport آسان داده ها.
پشتیبانی و آموزش کاربر
• رابط کاربری ساده و کاربرپسند (تا کارمندان راحت یاد بگیرن).
• راهنمای آموزشی درون نرمافزار + فیلم و PDF آموزشی.
• پشتیبانی آنلاین و تلفنی سریع.
امضای دیجیتال
• امکان امضای الکترونیکی اسناد رسمی بدون نیاز به چاپ یا امضای فیزیکی.
• اعتبارسنجی هویت کاربر و ثبت زمان دقیق امضا بهصورت خودکار.
• ذخیره و پیگیری تمامی امضاهای انجامشده در سوابق هر سند.
نسخهسازی اسناد (Version Control)
• نگهداری تمامی نسخههای ویرایششده هر سند بهصورت خودکار.
• قابلیت مشاهده تغییرات بین نسخهها و بازگردانی به نسخههای قبلی در هر زمان.
• جلوگیری از حذف یا جایگزینی ناخواسته اطلاعات در هنگام ویرایش گروهی.
اعلان های هوشمند (Smart Alerts)
• ارسال خودکار اعلان برای اسناد نیازمند تأیید، بازبینی یا تمدید تاریخ.
• اطلاعرسانی زمان انقضای قراردادها، مجوزها و اسناد حساس سازمان.
• تنظیم هشدارهای سفارشی بر اساس نوع سند، تاریخ و نقش کاربر در سیستم.
.

خدمات بهترین نرم افزار مدیریت اسناد
تعدادی از خدمات نرم افزار مدیریت اسناد

یکسال پشتیبانی
تلفنی و اینترنتی رایگان

نصب رایگان
توسط تیم فنی میلیونر

آموزش رایگان
حضوری و غیرحضوری

ویدیو آموزشی
به صورت pdf و فیلم

برگشت وجه
در صورت عدم رضایت

دمو رایگان
تضمین کیفیت
چرا نرم افزار نرم افزار مدیریت اسناد ؟
نظم و سازماندهی کامل اطلاعات
تمامی اسناد و فایلهای سازمان در بستری واحد، طبقهبندی و آرشیو میشوند تا در هر زمان بهراحتی قابل دسترسی باشند.
حذف وابستگی به بایگانی کاغذی
دیگر نیازی به فضای فیزیکی برای نگهداری پروندهها ندارید؛ تمامی اطلاعات بهصورت دیجیتال ذخیره و قابل بازیابی است.
افزایش سرعت و بهرهوری در دسترسی به اسناد
با جستجوی پیشرفته و فیلترهای هوشمند، اسناد مورد نیاز را در چند ثانیه بیابید و زمان انجام امور را بهطور چشمگیری کاهش دهید.
کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در ثبت اطلاعات
با آرشیو هوشمند و کنترل نسخهها، احتمال خطا، تکرار و حذف ناخواسته اطلاعات به حداقل میرسد.
تضمین امنیت و محرمانگی اطلاعات سازمانی
دادههای شما با رمزنگاری پیشرفته، کنترل سطح دسترسی و ثبت دقیق فعالیت کاربران محافظت میشود.
صرفه جویی در زمان و هزینههای عملیاتی
حذف فرآیندهای تکراری، کاهش مصرف کاغذ و بهینهسازی مدیریت زمان، منجر به کاهش هزینههای سازمانی میشود.


منافع شما بعد از خرید بهترین نرم افزار نرم افزار مدیریت اسناد
منافع مهم شما که در نرم افزار مدیریت اسناد تامین می شود.
دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
با جستجوی پیشرفته و دستهبندی هوشمند، به تمام اسناد و فایلها در چند ثانیه دسترسی خواهید داشت و زمان صرف شده برای جستجو بهطور چشمگیری کاهش مییابد.
بهبود بهره وری تیم و همکاری بین واحدها
اعضای تیم میتوانند بهصورت همزمان روی اسناد مشترک کار کنند، گردش کارها را دنبال کنند و پروژهها سریعتر پیش بروند.
افزایش امنیت و حفاظت از دادهها
اطلاعات محرمانه سازمان با رمزنگاری، کنترل دقیق دسترسی و ثبت کامل فعالیت کاربران محافظت میشود و نگرانی از دسترسی غیرمجاز یا از دست رفتن اطلاعات از بین میرود.
یکپارچگی با سیستم های سازمانی موجود
نرمافزار به صورت کامل با سامانههای مالی، منابع انسانی و اتوماسیون اداری سازمان شما هماهنگ میشود و از دوبارهکاری جلوگیری میکند.
کاهش حجم و هزینههای بایگانی فیزیکی
با دیجیتالی کردن اسناد، نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری پروندهها کاهش یافته و هزینههای عملیاتی و اداری سازمان به حداقل میرسد.
کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در کارها
با ثبت خودکار اسناد، کنترل نسخهها و آرشیو هوشمند، احتمال خطا در ثبت یا از دست رفتن اطلاعات به حداقل میرسد.
نظرات مشتریان میلیونر
چرا بیش از 7500 هزار کسب و کار از نرم افزار حسابداری میلیونر استفاده می کنند؟
فروشگاه فرش دستباف
مدیر عامل
قبل از این نرمافزار همه حسابوکتابم با دفتر و اکسل بود و دائم اشتباه میکردم. حالا با چند کلیک همه چیز مرتب و دقیق است و میتوانم روی فروش تمرکز کنم
1403/12/12
هایپر مارکت تخت جمشید
مدیر مالی
به عنوان مدیر مالی هایپر مارکت، نرمافزار شما تونسته نظم مالی مجموعه رو چند برابر کنه.
1404/08/16
فروشگاه سید
مدیریت
پیگیری بدهکاران و ارسال پیامک خودکار باعث شد دریافتها سریعتر شود و دیگر از پرداختهای معوقه استرس ندارم
1389/07/21

افزونه های مرتبط
























سوالات متداول درباره نرم افزار مدیریت بایگانی میلیونر
ما در میلیونر، به جای ارائهی یک نرمافزار معمولی ، به شما تجربهای امن، هوشمند و قابل اعتماد از مدیریت مالی میدهیم. اینجا پاسخ پرسش هایی که اکثر مدیران و حسابداران درباره نرم افزار مدیریت بایگانی ، اعتماد به برند، امنیت داده ها و کیفیت خدمات ما دارند را آماده کردهایم.
- ثبت کلیه مشخصات اسناد، مدارک اعم از نوع سند، طبقه بندی نامه، ارجاعات و …
- ثبت یک سند در تمامی سال های تعریف شده
- ثبت سند و مدارک در تمامی دفاتر بایگانی های تعریف شده
- چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
- تعریف و ثبت مکاتبات و اطلاعات سازمان ها، اشخاص، شرکت ها و …
- تعریف آدرس ها و شماره تلفن های مشتریان در دفترچه تلفن نرم افزار
- ثبت و آرشیو اسناد و مدارک با فیلدهای مورد نظر
- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)
- امکان لینک مدارک و اسناد با هم بصورت نامحدود
- ارجاع سند با استفاده از چارت سازمانی بصورت درختواره و لیستی
- امکان چاپ لیست ارجاعات روی یک سند
- ارجاع مستقیم بر روی تصاویر سند
- ارجاع همزمان یک سند به چندین واحد یا شخص
- نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت ها در صفحه اصلی با امکان تفکیک
- ارجاع بصورت گروهی و سریع با استفاده از تعریف ارجاعات پیش فرض
- تهیه فهرستی از عبارت های پر استفاده مدیران برای نوشتن سریع دستورات
- امکان تفکیک و پیگیری سندهای ارجاع شده
- امکان اضافه کردن پیوست به ارجاعات
- جستجو بر اساس فیلدهای داخل سندها به صورت ترکیبی
- جستجو در زونکن های مختلف
- جستجوی کلمهای یا لایکی با سرعت کمتر از چند ثانیه
- جستجو بر اساس تمامی فیلدها و مضمون سندها بصورت ترکیبی یا کلمهای
- جستجوی پیشرفته در دفترتلفن نرم افزار
- گزارش کامل از تاریخ و ساعت بایگانی اسناد همراه با نام فرد بایگانی کننده
- گزارشات متنوع کلی، نموداری، آماری، جدولی
- صدور گزارش های پویا و آماری به Word و Excel
- گزارش از دفتر اندیکاتور، مکاتبات، مدارک و اسناد
- گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره سند و …
- گزارش از اقدامات و ارجاعات و نامههای اسکن شده و نشده
- گزارش های مدیریتی و کارهای روزانه کاربران
- گزارشگیری از زونکن های مختلف
- قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دستهای
- ویرایش تصاویر اسکن شده و نوشتن متن روی تصاویر با ادیتور و قلم نوری
- اسکن تصاویر با فرمتهای tiff و Jpg و ذخیره روی رایانه شخصی
- خواندن تصاویر گروهی
- ساخت زونکن های مختلف بصورت درختواره و لیستی
- کدینگ برای ساخت زونکن
- دسترسی زونکنها برای هر کاربر
- جستجوی سریع و مفهومی زونکن و نامههای زونکن
- بایگانی گروهی سندها در یک یا چند زونکن
- برگشت سند از زونکنها
- دستهبندی پروندهها بر اساس موضوع پرونده
- تعریف چند بایگانی مختلف برای بخشهای جداگانه سازمان
- سطوح دسترسی برای زونکنها به کاربران
- تعریف یک یا چند دفتر بایگانی متمرکز و غیرمتمرکز
- تعریف پیشکد برای دفاتر بایگانی جهت شماره گذاری اسناد و مدارک
- ثبت مدرک در سال های مختلف
- امکان استفاده کاربران متعدد به صورت همزمان
- تعریف کاربران و سطوح دسترسی
- پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
- تحت شبکه LAN و Windows Server 2003, 2008, 2012 و …
- پایگاه داده SQL Server 2008, 2012, 2014












